Prince 2
Heeft u een project waarbij het gewenste resultaat helder beschreven kan worden?
Bij Prince 2 wordt het project aangepakt vanuit een procesmodel. Het procesmodel is een omgeving waarin projecten gecontroleerd verlopen. (Prince = PRojects IN Controlled Environments)
De nadruk ligt op de business case. Hierin wordt de zakelijke afweging van het project beschreven. De investering wordt tegen de baten afgewogen. Er wordt aan de hand van de businesscase besloten om wel of niet te starten en/of verder te gaan met een project. Als de verwachte baten te klein worden of wegvallen tijdens het project, is het bestaansrecht van het project weg, wat reden zou moeten zijn om tussentijdse beëindiging van het project te bespreken. Bij een goede toepassing van Prince 2 wordt de zakelijke afweging van een project in de gaten gehouden door de projectmanager gedurende het project.
Bij Prince 2 komen de beslissingsbevoegden alleen bij elkaar als het project buiten de vooraf gestelde limieten qua doorlooptijd of investering dreigt te gaan. Dit wordt ‘management by exception’ genoemd.
Prince 2 plant het project op basis van producten. Er wordt gestuurd op de op te leveren producten en de bijbehorende kwaliteitscriteria, in plaats van op activiteiten. Door de focus op producten (en dus niet op de activiteiten) gaat het bij Prince 2 per definitie om het ‘Wat’. Het ‘Hoe’, namelijk de wijze waarop het team van specialisten de resultaten bereikt, is aan de specialisten. Door te praten over producten in plaats van activiteiten houd je elkaar scherp op het einddoel.
Prince2 kent een aantal standaard ‘processen’ zoals ‘Starting up a project’ en ‘Closing a Project’. Er zijn facultatieve stappen in het proces. Het gaat om stappen die nauw samenhangen en deels parallel, deels volgtijdelijk worden uitgevoerd. Processen en stappen moeten worden geschaald en toegepast op het niveau dat voor het betreffende project efficiënt is. Prince2 is daardoor heel flexibel.
Prince 2 kent acht componenten, Business Case, Organisatie, Plannen, Beheersinstrumenten, Risicomanagement, Kwaliteit, Configuratie en Wijziging. Dit zijn de aspecten waar de projectmanager gedurende het project aandacht voor moet hebben en waar de PRINCE2-methodiek handvatten en instrumenten voor geeft om die projectmanager hierin te ondersteunen.
Bij Prince 2 worden formats vaak klakkeloos toegepast. Ze zijn te theoretisch, complex en bevatten te veel details. Het is de kunst van de projectmanager om de juiste onderdelen uit de methode te kiezen en ze met je projectteam correct en eenduidig toe te passen. Prince2 kan op zowel kleine als grote projecten worden toegepast. De methodiek is uitgebreid gedocumenteerd. Het vereist een deskundige projectmanager om gepaste keuzes te maken die efficiënt zijn voor het project. Projectmanagement is een vak en geen invuloefening!